課題
BPO業務を多数抱えるB社では、クライアントとの商談・社内会議の議事録作成に膨大な工数が発生していました。会議終了から議事録共有までに最大で翌日までかかり、意思決定や次工程への着手が遅れる原因になっていました。
加えて、複雑な業務フローや要件をテキストだけで記述するため、文章では伝わりきらない要件 がクライアントとの認識齟齬を生み、後工程での手戻りを発生させていました。
アプローチ
グラウスの自社プロダクト「Yaginome」を導入し、B社の運用に合わせてカスタマイズしました。
1. 商談・会議のリアルタイム文字起こし
- 会議URLを入力するだけで、AIが発話をリアルタイムでテキスト化。
- 会議終了と同時にトピック別の要約が完成。
2. トピックごとの自動要約
- 単なる文字起こしではなく、議題の切り替わりをAIが検出し、トピック単位で要約 を生成。
- 重要な決定事項・宿題・期日を自動抽出。
3. AIによる要件の図解化
- ヒアリングした複雑な業務フローを、AIが図解 として自動生成。
- 文章では伝わりにくい要件も、視覚的に共有可能に。
4. リアルタイム作図の試験導入
- 商談中にリアルタイムで図を作成・共有する仕組みを試験導入。
- 認識齟齬をその場で解消し、次回への持ち越しをゼロに。
成果
- 議事録作成工数を 約90%削減（1/10）。
- 共有スピードを 翌日 → 会議終了直後 に短縮。
- リアルタイム作図によって、商談中に認識合わせが完了。後工程での手戻りが大幅に減少。
- 議事録から自動生成された図解は、社内ナレッジとしても活用されるように。
使用技術・グラウスからの提供物
- 自社プロダクト「Yaginome」（リアルタイム文字起こし＋自動要約＋AI図解）
- B社の業務フローに合わせた要約テンプレートのチューニング
- 商談中のリアルタイム作図機能の試験導入
- 社内運用ルール・教育支援